Gestão de Documentos

Programa: CCGQNC085

Esta documentação é válida para as versões 7.4 e 7.5 do Consistem ERP. Confira outras versões: Gestão de Documentos (v.7.3)

Pré-Requisitos

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Não há.

Acesso

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Módulo: Industrial - Gestão da Qualidade Grupo: Não Conformidade

Visão Geral

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O objetivo deste programa é permitir a criação e gerenciamento de documentos digitais (criando estes documentos na própria interface ou anexando um arquivo já pronto). Todos os documentos podem ser controlados por uma vigência, facilitando a manutenção e impedindo que documentos possivelmente defasados sejam arquivados despercebidamente. Os documentos também contam com o vinculo de requisitos e normas cadastradas nos programas Normas para Requisitos (CCGQNC075) e Requisitos da Qualidade (CCGQNC080), facilitando a categorização. Organizando a validade dos documentos através de um sistema de status, onde os documentos podem estar em revisão, aprovação, aprovados ou cancelados.

Importante

Os documentos considerados válidos devem estar na situação "Aprovado", e somente o setor responsável pela aprovação pode realizar a aprovação ou cancelamento do documento.

Campos

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Campos assinalados com | são de preenchimento obrigatório.

Empresa|

Informar o código da empresa para o filtrar as não conformidades que deseja visualizar.

Botão F7

Apresenta tela com as empresas cadastradas no programa Cadastro de Empresa (CCAPL000) para seleção.

Importante

É sugerido o código da empresa logada no sistema, mas é possível alterar.

Status

Informar o status do documento a ser exibido no grid de consulta.

Botão F7

Apresenta tela com os possíveis status de documento para seleção, sendo: Em Revisão: o documento com status "Em Revisão" pode ser criado por qualquer setor da empresa. Este documento tem permissão de ser editado quantas vezes for necessário, e também pode ser excluído a qualquer momento. A cor de representação do documento no grid de consultas é Amarela. Não é possível gerar uma nova revisão pelo menu de ações neste status, visto que o documento ainda não foi aprovado. O documento nesta situação permite o uso do botão Ação Liberar para Aprovação, onde não poderá mais ser editado até que este seja aprovado/devolvido/cancelado. Aguardando Aprovação: o documento com status "Aguardando Aprovação" não permite edição do conteúdo ou anexos, apenas o uso do botão Aprovar/Devolver ou exclusão. Apenas o responsável que esteja atrelado no setor definido como setor de aprovação poderá realizar a aprovação do documento. Ao clicar no botão Aprovar/Devolver, do programa Aprovar Documento (CCGQNC085B), será possível aprovar o documento utilizando o campo Aprovar como Sim, ou devolver para a etapa de "Em Revisão" utilizando a opção Não e preenchendo um comentário para guiar o editor do documento sobre a devolução. A cor de representação do documento no grid de consultas é Azul. Aprovado: o documento com status "Aprovado" é considerado um documento válido e ativo, não podendo ser mais excluído, apenas cancelado pelo botão Cancelar Documento. A cor de representação do documento no grid de consultas é Verde. O documento aprovado pode também receber uma nova revisão de vigência pelo menu de ações no botão Nova Revisão. Deverá sempre ser considerado o documento de maior ID de vigência, visto que é o mais atual aprovado pelo setor responsável. Cancelado: o documento com status "Cancelado" é representado no grid de Consultas pela cor Vermelha. Este documento foi cancelado pelo botão Cancelar Documento e deve ser considerado como defasado/descartado. Porém, ainda pode ser utilizada a opção Nova Revisão pelo menu de ações, gerando uma cópia reaproveitada documento cancelado para uma nova revisão e aprovação.

Norma

Informar o código da norma para filtrar o documento.

Botão F7

Apresenta tela com as normas cadastradas no programa Normas para Requisitos (CCGQNC075) para seleção.

Setor Aprovação

Informar um setor para filtrar o documentos por setor de aprovação do mesmo.

Botão F7

Apresenta tela com os setores dos responsáveis do sistema de qualidade no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055). Caso o campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000) estiver marcado com a opção Sim, irá exibir os setores cadastrados no programa Cadastro de Seção (CCRHB017).

Botão F8

Apresenta o programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) para cadastro.

Setor Elaboração

Informar um setor para filtrar o documentos por setor de elaboração do mesmo.

Botão F7

Apresenta tela com os setores dos responsáveis do sistema de qualidade no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055). Caso o campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000) estiver marcado com a opção Sim, irá exibir então os setores cadastrados no programa Cadastro de Seção (CCRHB017).

Botão F8

Apresenta o programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) para novo cadastro.

Revisão

Selecionar se a consulta irá trazer todos os resultados filtrados ou somente os documentos mais atualizados (maior ID de vigência). As opções são: Última Revisão Todas

Colunas do Grid

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Editar

Ao clicar sobre a descrição "Editar" é apresentado o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A) para edição do documento selecionado.

Importante

Apenas irá acessar o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A) os documentos com status "Em Revisão".

Ações

Ao clicar sobre a descrição "Ações" é apresentada as opções: Visualizar: exibe o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A). Excluir: apresenta mensagem de confirmação para excluir o registro de documento selecionado. Cancelar Documento: exibe o programa Cancelar Documento (CCGQNC085C) para cancelar o registro de documento selecionado. Nova Revisão: exibe o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A), permitindo criar um novo registro de revisão de documento. Liberar para Aprovação: exibe um questionamento de confirmação para liberar o registro de documento selecionado para aprovação do setor responsável pela aprovação. Aprovar/Devolver: exibe o programa Aprovar Documento (CCGQNC085B) para permitir a aprovação do documento. Reaprovar: exibe questionamento na tela para confirmação da reaprovação do documento. Esta reaprovação irá renovar a data de aprovação do documento considerando a data atual e somando a quantidade de dias determinada no campo "Prazo Validade em Dias", estendendo a vigência do documento.

Importante

Somente é possível selecionar a opção: Excluir caso o documento esteja com status "Em revisão" ou "Aguardando Aprovação". Cancelar um Documento que esteja com o status "Aprovado." Nova Revisão caso o registro selecionado esteja com a situação "Aprovado". Também só é possível gerar uma nova revisão se o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável de Aprovação" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou Cadastro de Seção (CCRHB017), se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000). Liberar para Aprovação caso o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável pela Revisão" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou Cadastro de Seção (CCRHB017) se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000). somente para registros de documentos com status "Aguardando Aprovação" permitirão o uso desta opção. Também só é possível aprovar ou cancelar o documento caso o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável de Aprovação" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou Cadastro de Seção (CCRHB017) se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa Configurações de Não Conformidade (CCGQNC000). Ao liberar um documento para aprovação, o responsável cadastrado no programa Responsável da Qualidade (CCGQNC050) receberá uma notificação caso o setor dele for o mesmo do setor responsável pela aprovação cadastrado no documento.

Cód. Documento

Exibe o código de identificação do documento.

Revisão

Exibe o ID de revisão do documento.

Documento

Exibe o título do documento.

Situação

Exibe o status atual do documento para a vigência selecionada.

Setor Elaboração

Exibe o código e nome do setor responsável pela elaboração do documento.

Data Elaboração

Exibe o dia da criação do registro do documento.

Setor Aprovação

Exibe o código e nome do setor responsável pela aprovação do documento.

Data Aprovação

Exibe o dia da aprovação do documento pelo setor responsável pela aprovação.

Resp. Cancelamento

Exibe o responsável pelo cancelamento do registro de documento selecionado.

Data Cancelamento

Exibe a data de quando o documento foi cancelado pelo setor responsável pela aprovação.

Motivo Cancelamento

Exibe o comentário redigido pelo responsável do cancelamento.

Data Revisão

Exibe a data da última revisão do documento em vigência.

Validade (Em dias)

Exibe em dias corridos o número de dias de validade do documento a partir da data de aprovação.

Data Validade

Exibe a data de validade do documento, esta sendo a soma da data de aprovação com o prazo de validade em dias do documento.

Botões

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Salvar

Salva as informações da tela.

Cancelar

Limpa as informações descritas na tela e retorna ao programa principal.

Novo

Apresenta o programa Cadastro de Documentos (CCGQNC085A) para novo cadastro.

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Atenção

As descrições das principais funcionalidades do sistema estão disponíveis na documentação de Componentes. A utilização incorreta deste programa pode ocasionar problemas no funcionamento do sistema e nas integrações entre módulos.