Gestão de Documentos
Programa: CCGQNC085
Atualizado
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Esta documentação é válida para as versões 7.4 e 7.5 do Consistem ERP. Confira outras versões:
Não há.
Módulo: Industrial - Gestão da Qualidade Grupo: Não Conformidade
O objetivo deste programa é permitir a criação e gerenciamento de documentos digitais (criando estes documentos na própria interface ou anexando um arquivo já pronto). Todos os documentos podem ser controlados por uma vigência, facilitando a manutenção e impedindo que documentos possivelmente defasados sejam arquivados despercebidamente. Os documentos também contam com o vinculo de requisitos e normas cadastradas nos programas Normas para Requisitos (CCGQNC075) e , facilitando a categorização. Organizando a validade dos documentos através de um sistema de status, onde os documentos podem estar em revisão, aprovação, aprovados ou cancelados.
Importante
Os documentos considerados válidos devem estar na situação "Aprovado", e somente o setor responsável pela aprovação pode realizar a aprovação ou cancelamento do documento.
Campos assinalados com | são de preenchimento obrigatório.
Informar o código da empresa para o filtrar as não conformidades que deseja visualizar.
Importante
É sugerido o código da empresa logada no sistema, mas é possível alterar.
Informar o status do documento a ser exibido no grid de consulta.
Informar o código da norma para filtrar o documento.
Informar um setor para filtrar o documentos por setor de aprovação do mesmo.
Informar um setor para filtrar o documentos por setor de elaboração do mesmo.
Selecionar se a consulta irá trazer todos os resultados filtrados ou somente os documentos mais atualizados (maior ID de vigência). As opções são: Última Revisão Todas
Importante
Importante
Exibe o código de identificação do documento.
Exibe o ID de revisão do documento.
Exibe o título do documento.
Exibe o status atual do documento para a vigência selecionada.
Exibe o código e nome do setor responsável pela elaboração do documento.
Exibe o dia da criação do registro do documento.
Exibe o código e nome do setor responsável pela aprovação do documento.
Exibe o dia da aprovação do documento pelo setor responsável pela aprovação.
Exibe o responsável pelo cancelamento do registro de documento selecionado.
Exibe a data de quando o documento foi cancelado pelo setor responsável pela aprovação.
Exibe o comentário redigido pelo responsável do cancelamento.
Exibe a data da última revisão do documento em vigência.
Exibe em dias corridos o número de dias de validade do documento a partir da data de aprovação.
Exibe a data de validade do documento, esta sendo a soma da data de aprovação com o prazo de validade em dias do documento.
Salva as informações da tela.
Limpa as informações descritas na tela e retorna ao programa principal.
Atenção
Apresenta tela com as empresas cadastradas no programa para seleção.
Apresenta tela com os possíveis status de documento para seleção, sendo: Em Revisão: o documento com status "Em Revisão" pode ser criado por qualquer setor da empresa. Este documento tem permissão de ser editado quantas vezes for necessário, e também pode ser excluído a qualquer momento. A cor de representação do documento no grid de consultas é Amarela. Não é possível gerar uma nova revisão pelo menu de ações neste status, visto que o documento ainda não foi aprovado. O documento nesta situação permite o uso do botão Ação Liberar para Aprovação, onde não poderá mais ser editado até que este seja aprovado/devolvido/cancelado. Aguardando Aprovação: o documento com status "Aguardando Aprovação" não permite edição do conteúdo ou anexos, apenas o uso do botão Aprovar/Devolver ou exclusão. Apenas o responsável que esteja atrelado no setor definido como setor de aprovação poderá realizar a aprovação do documento. Ao clicar no botão Aprovar/Devolver, do programa , será possível aprovar o documento utilizando o campo Aprovar como Sim, ou devolver para a etapa de "Em Revisão" utilizando a opção Não e preenchendo um comentário para guiar o editor do documento sobre a devolução. A cor de representação do documento no grid de consultas é Azul. Aprovado: o documento com status "Aprovado" é considerado um documento válido e ativo, não podendo ser mais excluído, apenas cancelado pelo botão Cancelar Documento. A cor de representação do documento no grid de consultas é Verde. O documento aprovado pode também receber uma nova revisão de vigência pelo menu de ações no botão Nova Revisão. Deverá sempre ser considerado o documento de maior ID de vigência, visto que é o mais atual aprovado pelo setor responsável. Cancelado: o documento com status "Cancelado" é representado no grid de Consultas pela cor Vermelha. Este documento foi cancelado pelo botão Cancelar Documento e deve ser considerado como defasado/descartado. Porém, ainda pode ser utilizada a opção Nova Revisão pelo menu de ações, gerando uma cópia reaproveitada documento cancelado para uma nova revisão e aprovação.
Apresenta tela com os setores dos responsáveis do sistema de qualidade no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055). Caso o campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa estiver marcado com a opção Sim, irá exibir os setores cadastrados no programa .
Apresenta tela com os setores dos responsáveis do sistema de qualidade no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055). Caso o campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa estiver marcado com a opção Sim, irá exibir então os setores cadastrados no programa .
Ao clicar sobre a descrição "Editar" é apresentado o programa para edição do documento selecionado.
Apenas irá acessar o programa os documentos com status "Em Revisão".
Ao clicar sobre a descrição "Ações" é apresentada as opções: Visualizar: exibe o programa . Excluir: apresenta mensagem de confirmação para excluir o registro de documento selecionado. Cancelar Documento: exibe o programa para cancelar o registro de documento selecionado. Nova Revisão: exibe o programa , permitindo criar um novo registro de revisão de documento. Liberar para Aprovação: exibe um questionamento de confirmação para liberar o registro de documento selecionado para aprovação do setor responsável pela aprovação. Aprovar/Devolver: exibe o programa para permitir a aprovação do documento. Reaprovar: exibe questionamento na tela para confirmação da reaprovação do documento. Esta reaprovação irá renovar a data de aprovação do documento considerando a data atual e somando a quantidade de dias determinada no campo "Prazo Validade em Dias", estendendo a vigência do documento.
Somente é possível selecionar a opção: Excluir caso o documento esteja com status "Em revisão" ou "Aguardando Aprovação". Cancelar um Documento que esteja com o status "Aprovado." Nova Revisão caso o registro selecionado esteja com a situação "Aprovado". Também só é possível gerar uma nova revisão se o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável de Aprovação" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou , se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa . Liberar para Aprovação caso o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável pela Revisão" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa . somente para registros de documentos com status "Aguardando Aprovação" permitirão o uso desta opção. Também só é possível aprovar ou cancelar o documento caso o usuário logado esteja alocado no setor definido como "Setor Responsável de Aprovação" deste documento. Esta alocação pode ser visualizada no programa Setor da Qualidade (CCGQNC055) ou se estiver selecionada a opção Sim no campo Utiliza Setores do Módulo de RH do programa . Ao liberar um documento para aprovação, o responsável cadastrado no programa receberá uma notificação caso o setor dele for o mesmo do setor responsável pela aprovação cadastrado no documento.
Apresenta o programa para novo cadastro.
As descrições das principais funcionalidades do sistema estão disponíveis na documentação de . A utilização incorreta deste programa pode ocasionar problemas no funcionamento do sistema e nas integrações entre módulos.